# 予約を作成する（管理画面から代理登録）

- カテゴリ: 予約を受け付ける
- 正規 URL: https://spekan.jp/manual/articles/04-02
- 最終更新日: 2026-10-15

電話や窓口で受けた予約を、管理者がお客様に代わって登録する手順です。予約カレンダーから直接登録できるので、Web 予約以外の申し込みも取りこぼさず管理できます。

## この記事でわかること

- 管理画面（予約カレンダー）から予約を代理登録する手順
- 登録時に選べる項目（メニュー・利用者・スペース・回数券／クーポン・備品・課金設定）
- 代理登録にもかかる制限と、支払い方法の決まり方
- 登録した予約が「承認待ち」になるか「予約確定」になるかの違い

## 前提

- 登録したいお客様が、その施設の利用者として登録済みである（団体アカウントは指定できません。所属するメンバーの名前で登録します）
- 予約に使うメニュー・スペースが作成済みで、メニューが公開中である
- 自分のアカウントに「スペース予約管理」の「作成」の権限がある

## 操作手順

1. サイドバーの「予約管理」›「スペース予約」を開きます。「予約カレンダー」の画面が表示されます（[予約カレンダーで予定を確認する](https://spekan.jp/manual/articles/04-06)）。
   （画像: 「予約カレンダー」の画面。サイドバーの「スペース予約」と、予約したい日のマスに枠が付いている）
2. 予約したい日のマスをクリックします。「予約新規登録」の画面が開きます。
   - 今日より前の日は選べません（「過去日付の予約は操作できません」と表示されます）。週別・日別の表示では、開始時刻を過ぎたマス（今の時刻を含むマスも含みます）は選べません。すぐに始まる予約は、月別の表示で日付をクリックして登録してください。
   - 利用時間の初期値は、月別の表示ではクリックした日の「現在時刻を5分単位に切り上げた時刻」から1時間です。週別・日別の表示で時間帯のマスをクリックした場合は、その時刻から1時間です。必要に応じて変更してください。
   - 枠制のメニューを選ぶと、クリックした日が「利用日」に入り、その日の枠が表示されます。
   （画像: 「予約新規登録」の画面。メニューから課金設定までの入力欄と「新規登録」ボタンに枠が付いている）
3. 次の項目を上から順に入力します。
   - **メニュー**: 予約するメニューを選びます。公開中のメニューだけが表示されます。
   - **利用者**: 予約するお客様を選びます。
   - **利用人数**: 利用する人数を入力します（1名以上）。
   - **スペース**: メニューを選ぶと、そのメニューで使えるスペースが選べるようになります。
   - **回数券を使用しますか？**: 利用者とメニューを選んだあと、そのお客様が使える回数券があるときだけ表示されます。「使用しない（通常料金）」か、使う回数券を選びます。回数券で0円になるのはメニュー料金だけで、備品の料金はかかります。課金設定で「課金しない」を選ぶと、この欄は表示されません（選んでいた回数券も外れます）。
   - **クーポンを使用しますか？**: 使えるクーポンがあるときだけ表示されます。回数券を選んでいるあいだは表示されません（回数券とクーポンは併用できません）。使える曜日・時間帯を限定したクーポンには「利用できる日時」が表示され、入力した利用時間に使えないクーポンはグレーになって選べません。利用時間を変えて、選んでいたクーポンが使えなくなったときは、選択が外れてその旨が表示されます。
   - **利用時間**（時間制のメニュー）: 開始・終了の日時を入力します。予約時間の長さは、メニューの予約時間単位で設定します（例: 予約時間単位が20分なら 20分・40分・60分…。単位に合わない長さは「予約時間は20分単位で設定してください（このメニューの予約時間単位は20分です）」とエラーになります）。メニューに最低利用時間があるときは、それより短い予約はできません（「このメニューは60分以上からご予約いただけます（最低利用時間: 60分）」とエラーになります）。
   - **利用日** と **利用枠を選択してください**（枠制のメニュー）: 利用日を選ぶと、**その日に提供している枠だけ**が表示されます（メニューで枠ごとに設定した利用可能曜日が反映されます）。枠が1つも無い日は「利用可能な枠がありません」と表示されます。
   - **使用する備品**: 一緒に貸し出す備品があればチェックします。個数は1つ、時間は予約の全時間で登録されます。施設に備品が1つも登録されていないときは「選択可能な備品はありません」と表示されます。自分のアカウントに「備品管理」の「閲覧」の権限が無いときは「備品管理の閲覧権限が無いため、備品を選択できません」と表示され、備品を選べません。
   - **課金設定**: 「課金する」（初期値）か「課金しない」を選びます。無料招待や内部利用など、料金を取らないときは「課金しない」にします。
4. 「新規登録」ボタンをクリックします。入力にエラーがあるあいだは押せません。確認メッセージ「予約を登録します。よろしいですか？」が表示されるので、内容を確認して進めます。
   「予約の保存に成功しました。」と表示されれば完了です。

## 代理登録にもかかる制限

管理者が代理で登録する場合も、お客様の Web 予約とほぼ同じ条件で確認されます。条件に合わないと、画面上部に赤い枠でエラーが表示されます（5秒で消えます）。

- 締切: 予約設定の「予約可能時間(Before)」より前の時刻は登録できません（「予約は○時間前までに行う必要があります」）
- 営業時間・メニューの利用可能時間の外
- 同じスペースの予約との重なり、収容人数、ブロック枠（[重複予約・ダブルブッキングを防ぐ](https://spekan.jp/manual/articles/04-08)）
- メニューのランク制限・利用回数の制限
- 月額メニューは契約中のお客様だけ（「この月額メニューは契約者のみ予約できます」）
- 枠制メニューの定員（定員に達した枠で登録すると「この時間枠は満員のため予約できません」などと表示されます）
- 外部カレンダー（iCal）と連携しているスペースで、最新の予定を取り込めていないとき（「連携カレンダー（iCal）の最新の予定を取り込めていないため、予約を確定できませんでした（最終取り込み成功: 2026/09/26 10:00）。システム連携・拡張の画面で取り込み状況をご確認ください」。一度も取り込めていないときは、時刻の代わりに「未取得」と表示されます。[Google カレンダーと連携する](https://spekan.jp/manual/articles/11-07)）

一方、予約設定の「予約可能日数(After)」（何日先まで受け付けるか）は、代理登録には**かかりません**。お客様の Web 予約の受付期間より先の日付でも登録できます（[予約の受付期間を設定する](https://spekan.jp/manual/articles/04-12)）。

## 支払い方法の決まり方

代理登録の画面では支払い方法を選びません。**お客様の既定の支払い方法**が使われます。

- カード払い: 登録と同時にカードの与信（仮押さえ）を行います。与信に失敗すると予約は登録されず、「決済に失敗しました。カード情報をご確認ください。」と表示されます。代金は利用開始後しばらくして自動で確定します。
- 請求書払い: 後払いとして記録されます。
- 月額契約中のお客様: メニュー料金は0円になります。
- 「課金しない」: 0円（支払い完了）として記録されます。
- 承認制メニューの場合: 登録時には決済せず、承認した時点で決済します。

## 操作後に起こること

- 登録した予約が予約カレンダーに表示されます。
- **メニューの「予約承認制」が「はい」の場合**は「承認待ち」で登録され、別途あなたの承認が必要です（[予約を承認する](https://spekan.jp/manual/articles/04-03)）。
- **「いいえ」（自動承認）の場合**は「予約確定」で登録されます。
- お客様に、承認待ち（件名「予約申し込みを受け付けました」）または確定（件名「予約が確定しました」）のお知らせが届きます。お客様が LINE と連携済みの場合は、メールの代わりに LINE で届きます。
- 管理者にも通知（メールまたは Slack・画面内の通知）が届きます。登録した本人にも届きます。
- 選んだ備品の予約も、予約本体と同じ状態（承認待ち／予約確定）で同時に登録されます。
- 回数券を使った場合は残り回数が1回分減り、メニュー料金は0円になります。**備品の料金はかかります**。クーポンを使った場合は割引が適用されます。

## よくある質問

**Q. 代理で登録した予約も承認が必要ですか？**\
A. メニューの設定によります。「予約承認制」が「はい」のメニューは、管理者が代理で登録しても「承認待ち」になり承認が必要です。「いいえ」のメニューはそのまま「予約確定」になります。

**Q. 「課金しない」で登録するとどうなりますか？**\
A. 料金0円の予約として登録され、支払いは「支払い完了」として記録されます。料金が設定されていないメニューでも登録できます。一緒に選んだ備品の料金も0円になり、料金が設定されていない備品も付けられます。回数券は使えません（回数券の欄は表示されません。回数券を使う場合は「課金する」を選びます）。

**Q. スペースが選べません。**\
A. スペースはメニューを選んだあとに選べるようになります。先にメニューを選んでください。それでも出ない場合は、そのメニューに紐づくスペースが登録されているか確認してください。

**Q. 回数券とクーポンは一緒に使えますか？**\
A. 併用はできません。どちらか一方を選びます。回数券を選ぶとメニュー料金は0円（備品の料金はかかります）、クーポンを選ぶと割引が適用されます。

**Q. お客様の Web 予約の受付期間より先の日付で登録できますか？**\
A. できます。「予約可能日数(After)」はお客様の Web 予約にだけかかる設定です。一方、「予約可能時間(Before)」の締切は代理登録にもかかります。

**Q. 登録した予約をあとから修正できますか？**\
A. 予約内容の編集はできません。内容を変える場合は一度キャンセルして登録し直してください（[予約をキャンセルする](https://spekan.jp/manual/articles/04-05)）。