予約受付の流れを確認

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予約受付の流れを確認

Spekan の予約は、お客様の申し込みから確定・決済までいくつかの段階（ステータス）を通って進みます。このガイドでは予約受付の全体像と、「手動承認」「自動承認」の選び方、運用パターンを整理します。個別の操作手順は配下の How-to 記事にまとめています。

予約受付の全体像

予約はサイドバーの「予約管理」›「スペース予約」で開く「予約カレンダー」で確認・操作します（予約カレンダーで予定を確認する）。予約のステータスは次のとおりです。画面の表記のまま載せています。

ステータス 状態 主なきっかけ
仮予約 予約の作成処理の途中 予約の登録中（決済の確認前）。この状態のまま時間がたった予約は、自動で削除されます
承認待ち 申し込みを受けて、確定前 「予約承認制」が「はい」のメニューへの申し込み
予約確定 予約が成立 管理者の承認 / 自動承認メニューへの申し込み
決済成功 カード払いの代金を受け取った カード払いの予約で、利用開始後しばらくして自動で決済が確定したとき
利用中 ウォークインで利用している QR コードからの利用開始（ウォークイン予約を受け付ける）
決済失敗 カード払いの決済が確定できなかった 自動の決済確定が何度か失敗したとき
非承認 申し込みを受け付けなかった 管理者の非承認
キャンセル 予約を取り消した お客様 / 管理者のキャンセル（カレンダーの凡例と絞り込みでは「キャンセル済み」と表示されます）
ブロック 予約を受け付けない枠 外部カレンダー（Google カレンダー / iCal）からの取り込み、清掃依頼
  • 請求書払い・0円・「課金しない」の予約は、「決済成功」には進まず「予約確定」のままです。
  • 承認待ちの予約も、その時間帯の枠を占めます。承認待ちのあいだ、同じ時間帯には他の予約が入らないことがあります（重複予約・ダブルブッキングを防ぐ）。

手動承認と自動承認の選び方

予約を受けたときに「いったん承認待ちにする」か「すぐ確定させる」かは、メニューごとの「予約承認制」（「はい」/「いいえ」）で決まります（自動承認を設定する）。管理画面から代理で登録した予約にも同じ設定が効きます。

手動承認（予約承認制：はい）

お客様の申し込みが「承認待ち」で入り、管理者が内容を確認してから「承認」して確定させます。

  • 向いているケース: 利用目的の確認が必要、ダブルブッキングや無断利用を避けたい、初めてのお客様を確認したい
  • メリット: 取りこぼし・トラブルを防げる（損失を減らす）
  • 注意: 承認作業の手間がかかる。承認が遅れるとお客様を待たせる
  • 決済（カードの与信枠の確保）は、申し込み時ではなく承認した時点で行われます。
    • お客様がWebで申し込んだ予約は、申し込み時に選んだ支払い方法で決済します。
    • 管理画面から代理で登録した予約は、承認した時点でのお客様の既定の支払い方法で決済します。
  • お客様のWeb予約では、承認制メニューの予約と一緒に回数券を購入したり、月額契約を結んだりはできません。
  • 承認は、予約の開始時刻までに行ってください。 予約設定の「予約可能時間(Before)」の締切を過ぎていても、開始前なら承認できます。開始時刻を過ぎた予約は承認できないので、非承認にしてください。非承認は開始の前後に関係なくいつでもできます。承認待ちの予約は自動では取り消されません（予約を承認する）。

自動承認（予約承認制：いいえ）

申し込みがそのまま「予約確定」になります。承認作業は不要です。

  • 向いているケース: 空いていれば誰でも使ってよいスペース、回転を上げたい、運用を省力化したい
  • メリット: 承認の手間がゼロ（経費を減らす）
  • 注意: 内容を事前確認できないため、予約条件（人数・備品・重複可否・受付期間）の設定で守りを固めておく

承認制にできないメニュー

次のメニューは「予約承認制」を設定できず、常に自動承認です。

  • ウォークイン用メニュー
  • 月額メニュー（団体限定メニューを含む）

運用パターン例

  • じっくり審査型: 全メニューを手動承認に。申込通知を見て1件ずつ承認。会議室・撮影スタジオなど用途確認が要る施設向け。
  • 省力回転型: 主要メニューを自動承認に。重複予約防止・利用可能人数の設定で守りを固め、承認作業を無くす。コワーキング・時間貸しスペース向け。
  • ハイブリッド型: 通常メニューは自動承認、特別なプラン（長時間・特殊備品）だけ手動承認。

取りこぼし・トラブルを防ぐ設定

予約受付では、受けたあとに困らないよう事前の設定が効きます。

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