承認制のメニューでは、お客様が予約を申し込むと「承認待ち」の状態で入ってきます。この記事では、管理画面から1件ずつ予約を承認する手順と、承認後に自動で起こることを説明します。
この記事でわかること
- 承認待ちの予約を確定（承認）する手順
- 承認した瞬間に自動で起こること（確定メールの送信・決済枠の確保・鍵情報の公開）
- 承認・非承認のボタンが出てこないときに見直すポイント
前提
- メニューが「予約承認制」になっている（自動承認のメニューは申込時にそのまま確定するため、この操作は不要です）
- 自分のアカウントに予約を更新する権限がある
操作手順
- 管理画面の「予約カレンダー」を開きます。
- 承認したい予約をクリックして、予約詳細を開きます。承認待ちの予約には「承認」「非承認」のボタンが表示されます。
- 緑色の「承認」ボタンをクリックします。
- 確認メッセージ「この予約を承認しますか？ 承認後、お客様にメールが送信されます。」が表示されるので、内容を確認して進めます。
操作後に起こること
- 予約のステータスが「承認待ち」から「確定」に変わります。付随する備品の予約も同時に確定します。
- お客様に予約確定メール（件名「【施設名】予約が承認されました」）が自動送信されます。
- 管理者にも確定の通知（メールまたは Slack・アプリ内通知）が届きます。
- 決済の枠が確保されます（実際の請求は予約のタイミングに応じて処理されます）。
- 鍵連携（SESAME / RemoteLOCK 等）を使っている場合、確定後にお客様が鍵情報（解錠操作やパスワード）を受け取れる状態になります。
よくある質問
Q. 承認したらお客さんに自動でメールが届きますか？
A. はい。承認した時点で「予約が承認されました」という確定メールが自動で送信されます。手動で送る必要はありません。
Q. 「承認」ボタンが表示されないのですが？
A. ボタンは「承認待ち」の予約にのみ表示されます。すでに確定・キャンセル済みの予約や、自動承認メニューの予約には出ません。また、予約を更新する権限が必要です。
Q. 毎回承認するのが手間です。自動で確定させたいです。
A. メニューを自動承認に切り替えられます。手順は 自動承認を設定する をご覧ください。
Q. 承認した予約を後からキャンセルできますか？
A. できます。キャンセル料の扱いも含めて 予約をキャンセルする を参照してください。
Q. 間違えて「非承認」を押してしまいました。
A. 非承認にするとお客様にその旨のメールが届きます。再度受け付ける場合は、お客様に連絡のうえ予約を取り直していただく必要があります。非承認の前に内容をよく確認してください。