承認待ちの予約を受け付けられないとき、「非承認」にして申し込みを断ります。この記事では非承認の手順と、お客様に理由を伝える方法を説明します。
この記事でわかること
- 承認待ちの予約を非承認（却下）にする手順
- 非承認したときに自動で起こること
- 非承認の理由をお客様に伝える方法
前提
- 対象の予約が「承認待ち」の状態である（確定済み・キャンセル済みの予約は非承認にできません）
- 自分のアカウントに予約を更新する権限がある
操作手順
- 管理画面の「予約カレンダー」を開きます。
- 非承認にしたい予約をクリックして、予約詳細を開きます。承認待ちの予約には「承認」「非承認」のボタンが表示されます。 予約詳細モーダルの非承認ボタン
- 赤色の「非承認」ボタンをクリックします。
- 確認メッセージ「この予約を非承認にしますか？ 非承認後、お客様にメールが送信されます。」が表示されるので、内容を確認して進めます。
操作後に起こること
- 予約のステータスが「承認待ち」から「非承認」に変わります。付随する備品の予約はキャンセルされます。
- お客様に非承認のお知らせメールが自動送信されます。
- 回数券やクーポンを使った申し込みだった場合は、使った回数・残数がお客様に戻ります。
- 管理者にも非承認の通知（メールまたは Slack・アプリ内通知）が届きます。
理由をお客様に伝えるには
非承認の操作には、1件ごとに理由文を入力する欄はありません。お客様に届く非承認メールは、初期設定では次のような定型文です。
申し訳ございません。ご予約申し込みが却下されました。詳細につきましては、施設へお問い合わせください。
理由をきちんと伝えたいときは、次のどちらかで対応します。
- メールの文面を変える: 非承認メールはメッセージテンプレートで文面を編集できます。よくある断り方を事前に用意しておくと便利です（メッセージテンプレートを編集する）。
- 個別に連絡する: 特定のお客様に個別の事情を伝えたいときは、チャットで直接連絡します（個別チャットを送る・受ける）。
よくある質問
Q. 「非承認」と「却下」は違うものですか？
A. 同じ操作です。画面上のボタンは「非承認」と表示されます。
Q. 非承認の理由をメールに入れられますか？
A. 1件ごとに理由を入力する欄はありません。メッセージテンプレートで文面をあらかじめ編集するか、チャットで個別にお伝えください。
Q. 間違えて非承認してしまいました。元に戻せますか？ A. 非承認は取り消せません。お客様にメールが届いてしまうため、もう一度受け付ける場合はお客様に連絡のうえ、予約を取り直していただく必要があります。
Q. 非承認にしたら回数券は戻りますか？
A. はい。回数券・クーポンを使った申し込みを非承認にすると、使った分が自動で戻ります。
Q. 「非承認」ボタンが見当たりません。
A. ボタンは「承認待ち」の予約にだけ表示されます。すでに確定・キャンセルした予約には出ません。また、予約を更新する権限が必要です。