予約を却下する（理由文の伝え方）

承認待ちの予約を受け付けられないとき、「非承認」にして申し込みを断ります。この記事では非承認の手順と、お客様に理由を伝える方法を説明します。

この記事でわかること

• 承認待ちの予約を非承認（却下）にする手順
• 非承認したときに自動で起こること
• 非承認の理由をお客様に伝える方法

前提

• 対象の予約が「承認待ち」の状態である（予約確定・キャンセル済みの予約は非承認にできません。確定済みの予約は「キャンセル」で取り消します）
• 自分のアカウントに「スペース予約管理」の「編集」の権限がある

操作手順

1. サイドバーの「予約管理」›「スペース予約」を開きます。「予約カレンダー」の画面が表示されます（予約カレンダーで予定を確認する）。

   

2. 非承認にしたい予約をクリックします。「予約内容」の画面が開き、承認待ちの予約には「非承認」「承認」のボタンが表示されます。

   

3. 赤色の「非承認」ボタンをクリックします。
4. 確認メッセージ「この予約を非承認にしますか？ 非承認後、お客様にメールが送信されます。」が表示されるので、内容を確認して進めます。 「予約の非承認に成功しました。」と表示されれば完了です。

操作後に起こること

• 予約のステータスが「承認待ち」から「非承認」に変わります。付随する備品の予約はキャンセルされます。
• 予約カレンダーでは、非承認の予約は初期表示では表示されません（絞り込みの「予約ステータス」で「非承認」のチェックが外れているため）。確認したいときは、画面左の「予約ステータス」で「非承認」にチェックを入れます。
• お客様に非承認のお知らせが自動で届きます。メールの件名は「予約が却下されました」です。お客様が LINE と連携済みの場合は、メールの代わりに LINE で「【施設名】ご予約が承認されませんでした」と届きます。
• 回数券やクーポンを使った申し込みだった場合は、使った回数・残数がお客様に戻ります。
• お客様が Web で申し込んだときの支払い（まだ決済前）は取り消されます。決済前なので返金の処理はありません。
• 管理者にも非承認の通知（件名「【施設名】予約が非承認となりました」のメールまたは Slack・画面内の通知）が届きます。

理由をお客様に伝えるには

非承認の操作には、1件ごとに理由文を入力する欄はありません。お客様に届く非承認メールは、初期設定では次の文面です（施設名・予約日時などは自動で差し込まれます）。

（お客様名） 様

申し訳ございません。 ご予約申し込みが却下されました。

【予約詳細】 施設名 / スペース / メニュー / 予約日時

詳細につきましては、施設へお問い合わせください。

理由をきちんと伝えたいときは、次のどちらかで対応します。

• メールの文面を変える: 非承認メールの文面は、メッセージテンプレートの「予約却下時」で編集できます（メッセージテンプレートを編集する）。テンプレートは1種類だけで、非承認にしたすべての予約に同じ文面が届きます。断る理由ごとに使い分けることはできないため、「詳細は個別にご連絡します」のような共通の案内にしておくと便利です。LINE で受け取るお客様にも、同じテンプレートの文面が LINE で届きます。
• 個別に連絡する: 特定のお客様に個別の事情を伝えたいときは、チャットで直接連絡します（個別チャットを送る・受ける）。

よくある質問