電話や窓口で受けた予約を、管理者がお客様に代わって登録する手順です。予約カレンダーから直接登録できるので、Web 予約以外の申し込みも取りこぼさず管理できます。
この記事でわかること
- 管理画面（予約カレンダー）から予約を代理登録する手順
- 登録時に選べる項目（メニュー・利用者・スペース・備品・回数券／クーポン・課金設定）
- 登録した予約が「承認待ち」になるか「確定」になるかの違い
前提
- 登録したいお客様が、その施設の利用者として登録済みである
- 予約に使うメニュー・スペースが作成済みである
- 自分のアカウントに予約を作成する権限がある
操作手順
- 管理画面の「予約カレンダー」を開きます。
- 「予約新規登録」のフォームを開き、次の項目を入力します。
- メニュー: 予約するメニューを選びます。
- 利用者: 予約するお客様を選びます。
- 利用人数: 利用する人数を入力します。
- スペース: メニューを選ぶと、対応するスペースが選べるようになります。
- 利用時間 / 利用枠: 時間制メニューは開始・終了時刻を、枠制メニューは利用日と枠を選びます。
- 使用する備品: 一緒に貸し出す備品があればチェックします。
- 課金設定: 「課金する」「課金しない」を選びます（無料利用・内部利用などは「課金しない」）。
- 回数券やクーポンが使えるお客様の場合は、「回数券を使用しますか？」「クーポンを使用しますか？」の選択肢が表示されます。必要なら選びます（回数券とクーポンは併用できません）。
- 「新規登録」ボタンをクリックします。確認メッセージ「予約を登録します。よろしいですか？」が表示されるので、内容を確認して進めます。
操作後に起こること
- 登録した予約が予約カレンダーに表示されます。
- メニューが承認制の場合は「承認待ち」で登録され、別途あなたの承認が必要です（予約を承認する）。承認待ちのお知らせメールがお客様に届きます。
- メニューが自動承認の場合は「確定」で登録され、確定メールがお客様に届きます。同時に決済の枠が確保されます。
- 選んだ備品の予約も、予約本体と同じ状態（承認待ち／確定）で同時に登録されます。
- 回数券を使った場合は残り回数が1回分減り、料金は0円になります。クーポンを使った場合は割引が適用されます。
よくある質問
Q. 代理で登録した予約も承認が必要ですか？
A. メニューの設定によります。承認制のメニューは、管理者が代理で登録しても「承認待ち」になり承認が必要です。自動承認のメニューはそのまま「確定」します。
Q. 「課金しない」で登録するとどうなりますか？
A. 決済処理を行わずに予約だけを登録できます。無料招待や内部利用など、料金を取らないケースで使います。
Q. スペースが選べません。
A. スペースはメニューを選んだあとに選べるようになります。先にメニューを選んでください。それでも出ない場合は、そのメニューに紐づくスペースが登録されているか確認してください。
Q. 回数券とクーポンは一緒に使えますか？
A. 併用はできません。どちらか一方を選びます。回数券を選ぶと料金は0円、クーポンを選ぶと割引が適用されます。
Q. 登録した予約をあとから修正できますか？
A. 予約内容の編集はできません。内容を変える場合は一度キャンセルして登録し直してください（予約をキャンセルする）。