予約を作成する（管理画面から代理登録）

電話や窓口で受けた予約を、管理者がお客様に代わって登録する手順です。予約カレンダーから直接登録できるので、Web 予約以外の申し込みも取りこぼさず管理できます。

この記事でわかること

• 管理画面（予約カレンダー）から予約を代理登録する手順
• 登録時に選べる項目（メニュー・利用者・スペース・回数券／クーポン・備品・課金設定）
• 代理登録にもかかる制限と、支払い方法の決まり方
• 登録した予約が「承認待ち」になるか「予約確定」になるかの違い

前提

• 登録したいお客様が、その施設の利用者として登録済みである（団体アカウントは指定できません。所属するメンバーの名前で登録します）
• 予約に使うメニュー・スペースが作成済みで、メニューが公開中である
• 自分のアカウントに「スペース予約管理」の「作成」の権限がある

操作手順

1. サイドバーの「予約管理」›「スペース予約」を開きます。「予約カレンダー」の画面が表示されます（予約カレンダーで予定を確認する）。

   

2. 予約したい日のマスをクリックします。「予約新規登録」の画面が開きます。
   • 今日より前の日は選べません（「過去日付の予約は操作できません」と表示されます）。週別・日別の表示では、開始時刻を過ぎたマス（今の時刻を含むマスも含みます）は選べません。すぐに始まる予約は、月別の表示で日付をクリックして登録してください。
   • 利用時間の初期値は、月別の表示ではクリックした日の「現在時刻を5分単位に切り上げた時刻」から1時間です。週別・日別の表示で時間帯のマスをクリックした場合は、その時刻から1時間です。必要に応じて変更してください。
   • 枠制のメニューを選ぶと、クリックした日が「利用日」に入り、その日の枠が表示されます。

     

3. 次の項目を上から順に入力します。
   • メニュー: 予約するメニューを選びます。公開中のメニューだけが表示されます。
   • 利用者: 予約するお客様を選びます。
   • 利用人数: 利用する人数を入力します（1名以上）。
   • スペース: メニューを選ぶと、そのメニューで使えるスペースが選べるようになります。
   • 回数券を使用しますか？: 利用者とメニューを選んだあと、そのお客様が使える回数券があるときだけ表示されます。「使用しない（通常料金）」か、使う回数券を選びます。回数券で0円になるのはメニュー料金だけで、備品の料金はかかります。課金設定で「課金しない」を選ぶと、この欄は表示されません（選んでいた回数券も外れます）。
   • クーポンを使用しますか？: 使えるクーポンがあるときだけ表示されます。回数券を選んでいるあいだは表示されません（回数券とクーポンは併用できません）。使える曜日・時間帯を限定したクーポンには「利用できる日時」が表示され、入力した利用時間に使えないクーポンはグレーになって選べません。利用時間を変えて、選んでいたクーポンが使えなくなったときは、選択が外れてその旨が表示されます。
   • 利用時間（時間制のメニュー）: 開始・終了の日時を入力します。予約時間の長さは、メニューの予約時間単位で設定します（例: 予約時間単位が20分なら 20分・40分・60分…。単位に合わない長さは「予約時間は20分単位で設定してください（このメニューの予約時間単位は20分です）」とエラーになります）。メニューに最低利用時間があるときは、それより短い予約はできません（「このメニューは60分以上からご予約いただけます（最低利用時間: 60分）」とエラーになります）。
   • 利用日 と 利用枠を選択してください（枠制のメニュー）: 利用日を選ぶと、その日に提供している枠だけが表示されます（メニューで枠ごとに設定した利用可能曜日が反映されます）。枠が1つも無い日は「利用可能な枠がありません」と表示されます。
   • 使用する備品: 一緒に貸し出す備品があればチェックします。個数は1つ、時間は予約の全時間で登録されます。施設に備品が1つも登録されていないときは「選択可能な備品はありません」と表示されます。自分のアカウントに「備品管理」の「閲覧」の権限が無いときは「備品管理の閲覧権限が無いため、備品を選択できません」と表示され、備品を選べません。
   • 課金設定: 「課金する」（初期値）か「課金しない」を選びます。無料招待や内部利用など、料金を取らないときは「課金しない」にします。
4. 「新規登録」ボタンをクリックします。入力にエラーがあるあいだは押せません。確認メッセージ「予約を登録します。よろしいですか？」が表示されるので、内容を確認して進めます。 「予約の保存に成功しました。」と表示されれば完了です。

代理登録にもかかる制限

管理者が代理で登録する場合も、お客様の Web 予約とほぼ同じ条件で確認されます。条件に合わないと、画面上部に赤い枠でエラーが表示されます（5秒で消えます）。

• 締切: 予約設定の「予約可能時間(Before)」より前の時刻は登録できません（「予約は○時間前までに行う必要があります」）
• 営業時間・メニューの利用可能時間の外
• 同じスペースの予約との重なり、収容人数、ブロック枠（重複予約・ダブルブッキングを防ぐ）
• メニューのランク制限・利用回数の制限
• 月額メニューは契約中のお客様だけ（「この月額メニューは契約者のみ予約できます」）
• 枠制メニューの定員（定員に達した枠で登録すると「この時間枠は満員のため予約できません」などと表示されます）
• 外部カレンダー（iCal）と連携しているスペースで、最新の予定を取り込めていないとき（「連携カレンダー（iCal）の最新の予定を取り込めていないため、予約を確定できませんでした（最終取り込み成功: 2026/09/26 10:00）。システム連携・拡張の画面で取り込み状況をご確認ください」。一度も取り込めていないときは、時刻の代わりに「未取得」と表示されます。Google カレンダーと連携する）

一方、予約設定の「予約可能日数(After)」（何日先まで受け付けるか）は、代理登録にはかかりません。お客様の Web 予約の受付期間より先の日付でも登録できます（予約の受付期間を設定する）。

支払い方法の決まり方

代理登録の画面では支払い方法を選びません。お客様の既定の支払い方法が使われます。

• カード払い: 登録と同時にカードの与信（仮押さえ）を行います。与信に失敗すると予約は登録されず、「決済に失敗しました。カード情報をご確認ください。」と表示されます。代金は利用開始後しばらくして自動で確定します。
• 請求書払い: 後払いとして記録されます。
• 月額契約中のお客様: メニュー料金は0円になります。
• 「課金しない」: 0円（支払い完了）として記録されます。
• 承認制メニューの場合: 登録時には決済せず、承認した時点で決済します。

操作後に起こること

• 登録した予約が予約カレンダーに表示されます。
• メニューの「予約承認制」が「はい」の場合は「承認待ち」で登録され、別途あなたの承認が必要です（予約を承認する）。
• 「いいえ」（自動承認）の場合は「予約確定」で登録されます。
• お客様に、承認待ち（件名「予約申し込みを受け付けました」）または確定（件名「予約が確定しました」）のお知らせが届きます。お客様が LINE と連携済みの場合は、メールの代わりに LINE で届きます。
• 管理者にも通知（メールまたは Slack・画面内の通知）が届きます。登録した本人にも届きます。
• 選んだ備品の予約も、予約本体と同じ状態（承認待ち／予約確定）で同時に登録されます。
• 回数券を使った場合は残り回数が1回分減り、メニュー料金は0円になります。備品の料金はかかります。クーポンを使った場合は割引が適用されます。

よくある質問