備品予約を受け付ける

プロジェクターなどの備品の貸し出しは、Spekan で予約として管理できます。備品予約には「スペース予約に付随して借りる」場合と「備品だけを単独で借りる」場合の2通りがあります。

この記事でわかること

• 備品予約の2つの受け方（付随予約 / 単独予約）の違い
• 備品を単独で予約登録する手順と、在庫（個数）の上限
• 単独予約のキャンセルの手順と、決済・お知らせ

2つの備品予約

付随予約（スペース予約と一緒に借りる）

スペースの予約と一緒に借りる備品です。スペース予約と同じ状態（承認待ち／予約確定）で登録され、承認・非承認・キャンセルもスペース予約に連動します。スペース予約が「決済成功」「決済失敗」になったときも、備品予約は同じ状態になります（キャンセル済みの備品予約は変わりません）。料金はスペース予約の料金にまとめて計算されます。

ウォークインで借りた備品は、利用の開始と同時に「確定済み」になり、利用が終わると「決済成功」になります（ウォークイン予約を受け付ける）。

• 管理画面から代理登録する場合: 「予約新規登録」の「使用する備品」でチェックします。個数は1つ、時間はスペース予約の全時間で登録されます。スペース予約を「課金しない」で登録すると、備品予約も「課金しない」になり、料金が設定されていない備品も付けられます（予約を作成する）。
• お客様が Web で予約する場合: 予約の途中で、備品ごとに利用する時間帯と個数を指定できます。

単独予約（備品だけを借りる）

スペースを使わず、備品だけを貸し出すときは、管理画面から単独の備品予約として登録します。お客様が Web で備品だけを予約することはできません。

前提

• 貸し出す備品が登録済みで、料金が設定されている（備品を登録する / 備品の料金を設定する。「課金しない」で登録する場合は料金が無くても登録できます）
• 自分のアカウントに「備品予約管理」の「作成」の権限がある
• 自分のアカウントに「備品管理」の「閲覧」の権限がある（無いと備品予約一覧の代わりに「備品を表示する権限がありません」と表示され、予約も表示されません）

操作手順

備品を単独で予約登録する

1. サイドバーの「予約管理」›「備品予約」を開きます。「備品予約一覧」の画面が表示されます。行が備品、列が時刻の表で、最初は「日別」で開きます。右上で「週別」に切り替えられ、左上の「<」「>」「今日」で期間を移動します。

   

2. 貸し出す備品の行で、開始したい時刻のマスをクリックします。「予約新規登録」の画面が開き、クリックした備品と時刻（終了はその1時間後）が入った状態になります。
   • 今より前の時刻は選べません（「過去の時刻では予約を作成できません。」と表示されます）。
   • 作成の権限が無いと「新規予約を作成する権限がありません」と表示されます。

     

3. 次の項目を入力します。
   • 備品: 貸し出す備品を選びます。
   • 利用者: 借りるお客様を選びます。
   • 利用時間: 貸し出す開始・終了の日時を入力します。終了は開始より後にします。
   • 予約個数: 貸し出す個数を入力します（初期値は1。1以上の整数）。
   • 課金設定: 「課金する」（初期値）か「課金しない」を選びます。
4. 「新規登録」ボタンをクリックします。確認メッセージ「予約を登録します。よろしいですか？」が表示されるので、内容を確認して進めます。 「予約の保存に成功しました。」と表示されれば完了です。

単独予約をキャンセルする

1. 備品予約一覧で予約をクリックし、「予約内容」の画面で「キャンセル」ボタンをクリックします（「備品予約管理」の「削除」の権限が必要です）。「キャンセル」ボタンは、利用開始の時刻までの予約に表示されます。

   

2. 「備品予約キャンセル」の画面で、「キャンセル料金を徴収する」か「キャンセル料金を徴収しない」を選びます。キャンセル料は、スペース予約と同じくキャンセル設定に基づいて計算されます（予約をキャンセルする）。キャンセル設定の「キャンセル料金の徴収」がオフのときや、支払いが完了していないときは、選択肢の代わりに理由が表示されます。

   

3. 「キャンセル実行」ボタンをクリックします。「予約のキャンセルに成功しました。」と表示されれば完了です。

お客様には、キャンセルのお知らせ（件名「備品予約がキャンセルされました」）が届きます。

登録できないとき

次の場合は登録できず、エラーが表示されます。

• 在庫が足りない: 同じ時間帯に重なる備品予約（付随予約を含む。キャンセル済みを除く）の個数の合計に今回の個数を足した数が、備品の「個数」を超えると「この時間帯で備品「(備品名)」は既にN個利用中です（在庫: M個）」と表示されます。
• 料金が設定されていない（「課金する」の場合）: 「この備品は料金が設定されていないため、予約できません」
• 時刻の条件: 過去の日時、施設の営業時間外・定休日、5分単位でない時刻、長すぎる期間（30日まで）
• 削除予定の備品: 削除予定日以降の日付は「この備品は(日付)に削除予定のため、それ以降の日付では予約できません」

単独予約の状態と決済

• 単独予約には承認の手順がありません。登録するとすぐに「確定済み」になります。
• 支払い方法は、お客様の既定の支払い方法が使われます。
  • カード払い: 登録と同時に与信（仮押さえ）を行い、利用開始後しばらくして自動で代金が確定し、「決済成功」になります。
  • 請求書払い: 後払いとして記録されます。
  • 「課金しない」: 0円で登録されます。
• 日をまたぐ備品予約も、重なっているすべての日の行に表示されます。
• 備品予約一覧の「予約ステータス」は、「仮予約」「確定済み」「未確定」「決済成功」「決済失敗」「キャンセル済み」で絞り込めます。「キャンセル済み」は最初からチェックが外れているため、キャンセルした予約を見たいときはチェックを入れます。「顧客名」「備品名」でも絞り込めます。
• お客様には、確定のお知らせ（件名「備品予約が確定しました」）が届きます。LINE と連携済みのお客様には LINE で届きます。文面はメッセージテンプレートの「備品予約確定時」で変えられます（メッセージテンプレートを編集する）。

付随予約と単独予約の違い

	付随予約	単独予約
登録方法	スペース予約と一緒に（管理画面では「使用する備品」、お客様は予約の途中で指定）	「予約管理」›「備品予約」から登録
状態	スペース予約に連動	登録すると確定済み（承認なし）
料金	スペース予約の料金に含まれる	備品予約だけで決済
キャンセル	備品予約の画面にはキャンセルボタンが出ない。スペース予約をキャンセルする	備品予約だけでキャンセルできる（利用開始の時刻まで）
お知らせ	スペース予約のお知らせに含まれる	確定時・キャンセル時に届く

よくある質問