予約をキャンセルする（キャンセル料の扱い含む）

確定済みの予約を管理者がキャンセルする手順です。キャンセル時に「キャンセル料金を徴収するか」を選べます。キャンセル料の決まり方、支払い方法ごとの返金の動き、回数券・クーポンを使った予約の扱い、ブロック枠の削除もあわせて説明します。

この記事でわかること

• 管理画面から予約をキャンセルする手順
• キャンセル料金を「徴収する／徴収しない」で何が変わるか
• 支払い方法ごとの返金の動き
• 回数券・クーポンを使った予約、ブロック枠の扱い

前提

• キャンセルできるのは、ステータスが「仮予約」「予約確定」「決済成功」「利用中」「決済失敗」の予約と、「ブロック」の枠（削除）です。
  • 承認待ちの予約はキャンセルできません。予約を却下する の「非承認」で断ってください。
  • 非承認・キャンセル済みの予約も対象外です。
• 自分のアカウントに「スペース予約管理」の「削除」の権限がある

管理者からのキャンセルは、お客様向けの「キャンセル可能時間」の制限を受けず、利用開始の時刻まで実行できます。利用開始の時刻を過ぎた予約は、キャンセルの対象外です（「キャンセル」ボタンは、利用開始の時刻までの予約に表示されます）。ウォークイン予約（ウォークイン予約を受け付ける）は、利用中もキャンセルできます。

操作手順

1. サイドバーの「予約管理」›「スペース予約」を開きます。「予約カレンダー」の画面が表示されます（予約カレンダーで予定を確認する）。

   

2. キャンセルしたい予約をクリックして「予約内容」の画面を開き、赤い「キャンセル」ボタンをクリックします。画面が「予約キャンセル」に切り替わります。

   

3. 「予約をキャンセルしますか？」の下で、キャンセル料金の扱いを選びます。どちらかを選ぶまで「キャンセル実行」は押せません。
   • キャンセル料金を徴収する（キャンセルポリシーに基づいてキャンセル料金を徴収します）
   • キャンセル料金を徴収しない（全額返金します（支払い前の場合は請求を取り消します））

     

4. 「キャンセル実行」ボタンをクリックします。「キャンセル処理が完了しました。」と表示されれば完了です。やめる場合は「戻る」を押します。

キャンセル料を徴収できない予約では、手順3の選択肢が表示されず、理由が案内されます。そのまま「キャンセル実行」を押します。

• キャンセル設定の「キャンセル料金の徴収」がオフ: 「キャンセルポリシーで「キャンセル料金の徴収」がオフのため、キャンセル料はかかりません。」
• 支払いが完了していない（「仮支払い」「支払い失敗」の決済）: 「支払いが完了していないため、キャンセル料は徴収されません。」
• 回数券を使った予約: 「この予約は回数券を使用しています。キャンセル料金は発生せず、回数券の利用回数が復元されます。」

ブロック枠を削除する

ブロック枠（予約を受け付けない枠）も、同じ「キャンセル」ボタンから削除します。

1. ブロック枠をクリックし、「キャンセル」ボタンをクリックします。

   

2. 「このブロック枠を削除しますか？」と「ブロック枠を削除すると、その時間帯が予約可能に戻ります。」が表示されます。キャンセル料金の選択肢はありません。

   

3. 「削除実行」ボタンをクリックします。

ブロック枠を削除しても、お客様へのお知らせは送られません。過去の日付のブロック枠も同じ手順で削除できます。

外部カレンダー（Google カレンダーなど）から取り込んだブロック枠は、Spekan では削除できません。「キャンセル」ボタンの代わりに「このブロック枠は外部カレンダーから取り込んだものです。外部カレンダー側で予定を削除すると、次の同期で外れます。」と表示されます。外部カレンダー側で予定を削除してください（Google カレンダーと連携する）。外部カレンダーとの連携を解除したり接続方法を切り替えたりすると、取り込んだブロック枠は過去の分も含めて外れます。

キャンセル料金の決まり方

「キャンセル料金を徴収する」を選んだときの金額は、施設の「各種設定」›「キャンセル設定」（キャンセルポリシーを設定する）をもとに自動で計算されます。

• 段階の設定: 「何日前なら何％」の段階のうち、キャンセルした時点の日数に当てはまる段階の割合で計算します。日数は、予約開始時刻までの時間を24時間単位で数えて切り捨てます（23時間59分前までは「0日前」）。
• 計算のもとになる金額: クーポン適用後の支払金額（備品の料金も含む）に割合を掛け、四捨五入します。
• キャンセル料がかからない予約:
  • キャンセル設定の「キャンセル料金の徴収」をオフにしている（「徴収する」の選択肢は表示されません）
  • キャンセルした時点の日数に当てはまる段階が無い
  • 「課金しない」で登録した予約、回数券を使った予約

利用開始の時刻を過ぎた予約は、管理画面のキャンセルの対象外です。予約と料金はそのまま残ります。

操作後に起こること

• 予約のステータスが「キャンセル」に変わります（カレンダーの凡例では「キャンセル済み」）。付随する備品の予約もキャンセルされます。
• お客様にキャンセルのお知らせが自動で届きます。メールの件名は「予約がキャンセルされました」です。お客様が LINE と連携済みの場合は、メールの代わりに LINE で届きます。お知らせには返金額やキャンセル料は書かれていません。
• 管理者にもキャンセルの通知が届きます。
• 回数券を使った予約は、利用回数が1回分戻ります。クーポンを使った予約は残数が戻ります。
• 返金は、支払いの状態によって次のように動きます。

支払いの状態	徴収しない・0円	キャンセル料を徴収する
カード払い・代金の確定前（「予約確定」）	カードの与信（仮押さえ）を取り消します。お客様への請求は発生しません（取消）	キャンセル料の金額だけを確定して請求します。残りは取消です
カード払い・代金の確定後（「決済成功」）	全額をカードに返金します（返金）	キャンセル料を差し引いた額をカードに返金します（返金）
請求書払い・入金済み	返金として記録します。返金は施設が行います	キャンセル料を差し引いた額を返金として記録します
請求書払い・入金前	請求を取り消します（取消）。決済は「キャンセル済」になります	決済は「後払い」のまま残り、キャンセル料だけが請求額として残ります。入金を確かめたら「入金確認」します（請求書払いの入金を手動確認する）
仮支払い・支払い失敗・0円	請求を取り消します（取消）	同じ

「返金」は受け取ったお金を返したもの、「取消」はまだ受け取っていない請求を取り消したものです（キャンセル料の徴収と返金の仕組みを理解する）。金額は、予約をクリックして開く「予約内容」の「返金金額」（取消のときは「取消金額」）で確認できます。

よくある質問