確定済みの予約を管理者がキャンセルする手順です。キャンセル時に「キャンセル料金を徴収するか」を選べます。回数券・クーポンを使った予約や、キャンセルポリシーとの関係もあわせて説明します。
この記事でわかること
- 管理画面から予約をキャンセルする手順
- キャンセル料金を「徴収する／徴収しない」で何が変わるか
- 回数券・クーポンを使った予約をキャンセルしたときの扱い
前提
- キャンセルしたい予約が存在する（すでにキャンセル済みの予約は対象外です）
- 自分のアカウントに予約を削除（キャンセル）する権限がある
管理者からのキャンセルは、お客様向けの「キャンセル可能期間」の制限を受けずにいつでも実行できます。
操作手順
- 管理画面の「予約カレンダー」を開きます。
- キャンセルしたい予約をクリックして、予約詳細を開き、「キャンセル」ボタンをクリックします。
- キャンセル料金の扱いを選びます。
- キャンセル料金を徴収する: キャンセルポリシーに基づいてキャンセル料金を差し引いて返金します。
- キャンセル料金を徴収しない: 全額返金します。
- 「キャンセル実行」ボタンをクリックします。
キャンセル料金の決まり方
「キャンセル料金を徴収する」を選んだときの実際の金額は、次の条件で自動計算されます。
- キャンセルポリシー: 施設にキャンセルポリシーが設定されていないと、徴収を選んでもキャンセル料は0円（＝全額返金）になります。
- 予約日までの日数: キャンセルポリシーの段階設定（「何日前なら何％」）に応じて、支払金額に対する割合でキャンセル料が決まります。日数は予約開始時刻までの時間を24時間単位で数えます。
- 課金しない予約: 「課金しない」で登録した予約は、もともと請求が無いためキャンセル料も発生しません。
キャンセルポリシーの設定方法は キャンセルポリシーを設定する を参照してください。
操作後に起こること
- 予約のステータスが「キャンセル」に変わります。付随する備品の予約もキャンセルされます。
- お客様にキャンセルのお知らせメールが自動送信されます。
- 決済済みの予約は、選んだオプションに応じて返金処理が行われます（全額返金、またはキャンセル料を差し引いた返金）。
- 回数券を使った予約は、キャンセル料は発生せず利用回数が戻ります。クーポンを使った予約は残数が戻ります。
- 管理者にもキャンセルの通知が届きます。
よくある質問
Q. 「キャンセル料金を徴収する」を選べば必ずキャンセル料を取れますか？
A. いいえ。実際の金額はキャンセルポリシーの設定と予約日までの日数で決まります。ポリシーが未設定の場合は、徴収を選んでも全額返金になります。
Q. 回数券で予約したお客様をキャンセルするとどうなりますか？
A. キャンセル料は発生せず、使った回数券が1回分戻ります。フォームにも「キャンセル料金は発生せず、回数券の利用回数が復元されます」と表示されます。
Q. お客様自身ではキャンセルできない予約も、管理者ならキャンセルできますか？
A. はい。管理者からのキャンセルはキャンセル可能期間の制限を受けません。お客様が期限を過ぎてキャンセルできない場合でも、管理画面から対応できます。
Q. キャンセルした予約を元に戻せますか？
A. キャンセルは取り消せません。再度受け付ける場合は、予約を新しく登録し直してください（予約を作成する）。
Q. 一部だけ返金することはできますか？
A. 「キャンセル料金を徴収する」を選ぶと、キャンセルポリシーに基づくキャンセル料を差し引いた金額が返金されます。任意の金額を手入力して返金することはできません。