キャンセルポリシーを設定する

「お客様がいつまでキャンセルできるか」と「いつキャンセルしたら何％のキャンセル料がかかるか」を、施設ごとに設定する機能です。直前のキャンセルにキャンセル料をかけることで、急な空き枠による損失を抑えられます。

この記事でわかること

• キャンセルポリシーの画面の開き方
• キャンセル可能時間の設定と、既存の予約への効き方
• キャンセル料金を期間ごとに段階的に設定する方法と、日数の数え方
• お客様からはどう見えるか

前提

• 自分のアカウントに「キャンセル設定」の編集の権限がある。閲覧の権限だけのアカウント（初期設定のメンバー・閲覧者）も「キャンセル設定」のカードから画面を開いて内容を確認できますが、入力は変更できず、「保存」は表示されません
• キャンセルポリシーは施設ごとです。ヘッダーで設定したい施設を選んでから開きます
• キャンセルポリシーは施設を追加したときに自動で作られています。「キャンセル料金の徴収」の初期値はオフです

操作手順

1. ヘッダーの歯車アイコン（スマホではプロフィールメニューの「各種設定」）から「各種設定」を開き、「キャンセル設定」のカードをクリックします。「キャンセルポリシー」の画面が開きます。

   

2. キャンセル可能時間 に、「利用開始の◯時間前まで」の数字を入れます。お客様がマイページからキャンセルできる期限です。0 以上の整数で、0 にすると利用開始の直前までキャンセルできます。
3. キャンセル料を取る場合は 「キャンセル料金の徴収」 をオンにします。

   

4. オンにすると 「キャンセル料金」 の欄が表示されます。1 行ごとに、期間と割合を入れます。
   • 期間: 「◯日前 〜 ◯日前」。左に大きい数、右に小さい数を入れます（例: 「3日前 〜 2日前」）。
   • 割合: 「利用料金の◯%を請求」。0〜100 で入れます。
5. 行を増やすときは、最後の行の「＋」アイコンをクリックします。不要な行は「−」アイコンで消せます（1行目には「−」はありません）。行は20行まで登録できます。
6. 「保存」をクリックします。「キャンセルポリシーの更新に成功しました」と表示されれば完了です。

   

• 入力が足りないとき（「キャンセル可能時間は必須です」「日数は必須です」など）は、欄の下にエラーが表示され、「保存」を押せません。
• 「キャンセル料金の徴収」をオフにして保存しても、「キャンセル料金」の期間と割合は残ります（オフの間は表示されず、キャンセル料の計算にも使われません）。あとでオンに戻すと、前に保存した期間と割合がそのまま表示されます。

日数の数え方と、設定例

キャンセル料の割合は、キャンセルした時点から利用開始までの時間で決まります。

• 「◯日前」は、利用開始までの時間を24時間単位で数え、端数を切り捨てた日数です。たとえば利用開始の30時間前なら「1日前」、20時間前なら「0日前」です。暦の日付（前日・当日）ではない点にご注意ください。
• 期間の両端の日数も、その期間に含まれます。

たとえば「3日前〜2日前は50%、それより直前は100%」にしたいときは、次の2行にします。

期間	割合	あてはまるキャンセル
3日前 〜 2日前	50%	利用開始の48時間前〜96時間前
1日前 〜 0日前	100%	利用開始の48時間前より後〜利用開始まで

• 2つの行の境目が同じ日数（例: 「3日前〜2日前」と「2日前〜1日前」）のときは、その日数には遠いほうの行（この例では「3日前〜2日前」）の割合が使われます。
• どの行にもあてはまらない日数でキャンセルしたときは、キャンセル料はかかりません。

保存できないとき

保存すると期間の組み合わせが確かめられ、問題があると次のように表示されます。

表示	原因と直し方
期間は左に大きい日数を入れてください（例: 7日前〜3日前）。同じ日数は指定できません。	左の日数が右の日数以下になっています。左に大きい数を入れてください（「2日前〜2日前」のように同じ数もできません）
キャンセル期間が重複しています	2つの行の期間が重なっています。境目の日数だけが同じなら保存できます
キャンセル料率は0〜100%の範囲で設定してください	割合を 0〜100 にしてください
キャンセルポリシーの期間は20件までです	行を20行以下にしてください

設定がどこに効くか

• お客様のマイページからのキャンセル: キャンセル可能時間を過ぎると、マイページの予約に「キャンセル」ボタンが表示されなくなります。「キャンセル料金の徴収」がオンなら期間ごとの割合でキャンセル料を差し引いて返金し、オフなら全額返金します。
• 管理画面からのキャンセル: 利用開始の時刻までキャンセルできます（お客様向けのキャンセル可能時間の制限は受けません）。キャンセルのたびに「キャンセル料金を徴収する」「キャンセル料金を徴収しない」を選びます。「キャンセル料金の徴収」がオフの施設では選択肢が出ず、キャンセル料はかかりません（予約をキャンセルする（キャンセル料の扱い含む））。
• キャンセル料の計算と、決済の状態ごとの返金の扱いは キャンセル料の徴収と返金の仕組みを理解する をご覧ください。

設定を変えたときの既存の予約

• キャンセル可能時間は、予約を作った時点の値が予約に残ります。 後から変えても、すでにある予約の期限は変わりません。新しい期限が効くのは、変更後に作られた予約からです。
• キャンセル料の割合と「キャンセル料金の徴収」は、キャンセルした時点の設定で計算されます。すでにある予約にも、変更後の設定が使われます。

お客様からの見え方

• 予約の確認画面: お支払いのある予約では、「キャンセルポリシー」として「ご予約日時の◯時間前までキャンセル可能」と、キャンセル料金の期間と料率が表示されます。「キャンセル料金の徴収」がオフのときは「キャンセル料金の設定はございません」と表示されます。
• マイページのキャンセル: キャンセルできるのは、確定または決済済みのスペース予約だけです。「キャンセル」ボタンを押すと「予約のキャンセル」の確認画面が開き、「キャンセル規定」（「キャンセル可能期限」と、期間ごとのキャンセル料率）、「キャンセル料（発生金額）」と「返金額」（お支払い前の予約は「ご請求の取り消し額」）が表示されます。「キャンセルする」を押すとキャンセルされ、「予約をキャンセルしました」と表示されます。
• 確認画面の「キャンセル可能期限」には、その予約を作った時点のキャンセル可能時間が表示されます。キャンセルできるかどうかの判定と同じ値なので、キャンセル可能時間を変えたあとも、表示どおりの期限です。

よくある質問