お客様とのやり取りは、無断キャンセルやすれ違いを防ぎ、満足度を高める土台です。Spekan には、目的に応じた4つの連絡手段がそろっています。このガイドでは、それぞれの役割と使い分けを整理します。
4つの連絡手段
| 手段 | 役割 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 個別チャット | 特定のお客様と1対1でやり取りする | 個別の質問・調整・フォロー |
| お知らせ・一括メッセージ | 全員またはグループにまとめて送る | 休業案内・キャンペーン・全体連絡 |
| 自動通知 | 予約や決済などの動きを自動でお知らせ | 確定・キャンセル・更新などの定型連絡 |
| キャンセルポリシー | キャンセルの条件と違約金を事前に提示 | 直前キャンセル・無断キャンセルの抑止 |
個別のやり取りはチャットで
特定のお客様とは、リアルタイムの個別チャットでやり取りできます。送受信はその場で反映され、お客様が読んだかどうかも管理できます（個別チャットを送る・受ける）。
まとめて伝えるなら一括メッセージ
休業のお知らせやキャンペーン案内など、複数のお客様へ同じ内容を送りたいときは、お知らせ・一括メッセージを使います。送信対象は「一斉送信（全員）」か「グループ送信」から選べ、今すぐ送るか日時を指定して予約配信するかも選択できます（お知らせ・一括メッセージを作成する）。よく送る相手は配信グループにまとめておくと便利です（配信グループを管理する）。
定型の連絡は自動通知に任せる
予約確定・キャンセル・リマインド・月額プランの更新・チャット受信など、決まったタイミングの連絡は自動通知で届きます。通知はスペース予約・備品予約・月額プラン・回数券・クライアントプラン・チャットのカテゴリ別に整理されており、受け取る／受け取らないをカテゴリ単位で切り替えられます（通知設定をカテゴリ別に切り替える）。お客様へ届くメール文面は、テンプレートで調整できます（メッセージテンプレートを編集する）。
キャンセルポリシーでトラブルを防ぐ
「利用の何時間前までキャンセル可能か」「いつから何％の違約金がかかるか」を事前に設定しておくと、直前キャンセルや無断キャンセルによる損失を抑えられます（キャンセルポリシーを設定する）。