清掃報告書を承認・却下する

清掃員が清掃員ポータルから提出した清掃レポートを確認し、承認または却下する手順です。承認すると、その清掃の報酬が自動で作られます。却下すると、清掃員がレポートを直して再提出できます。

この記事でわかること

• 「清掃レポート確認」の画面の開き方
• レポートの内容の見方
• レポートを承認する手順と、承認したときに起こること
• レポートを却下する手順と、却下理由の伝わり方
• レポート確認が不要なメニューでの扱い

前提

• 清掃員がレポートを提出し、清掃リクエストのステータスが「レポート確認中」になっている
• 清掃メニューの「レポート確認を必須にする」がオンである（オフのメニューは、提出した時点で自動で承認されます。後述）
• 清掃リクエストを編集する権限がある（権限が無いアカウントには「承認する」「却下する」のボタンが表示されません）

レポートが提出されたことを知る

清掃員がレポートを提出すると、事業者のすべての管理者に、1人1通ずつメール「【Spekan】清掃レポートが提出されました」が届きます。メールには施設・清掃メニュー・清掃員・実施日と、レポートを開くリンク（「▼ 清掃レポートを確認する」）が書かれています。リンクから管理画面の「清掃レポート確認」の画面を開けます（ログインしていないときは、先に管理画面にログインしてください）。管理画面の清掃カレンダーから開くこともできます。

操作手順

「清掃レポート確認」の画面を開く

1. 次のどちらかの方法で開きます。
   • カレンダーの知らせから開く: サイドバーの「清掃管理」›「清掃カレンダー」を開きます。確認待ちのレポートがあると、カレンダーの上に「確認の必要があるレポートが○件あります」と表示されます。クリックすると、清掃日が最も早いレポートの「清掃レポート確認」の画面が開きます。
   • 予定から開く: 清掃カレンダーで対象の予定（黄色）をクリックし、「清掃リクエスト内容」の「レポートを確認」をクリックします。「清掃レポート確認」の画面が新しいタブで開きます（清掃カレンダーで予定を確認する）。

     

     

レポートの内容を確認する

1. 「清掃リクエスト内容」で、清掃日・レポート提出日・清掃メニュー・担当清掃員・ステータスを確認します。追加リクエストがある場合は、その内容と画像も表示されます。
2. 「清掃レポート内容」には、清掃メニューのステップが順番に並びます。ステップの見出しをクリックすると、内容が開きます。もう一度クリックすると閉じます。
   • 作業内容: そのステップで行う作業の説明
   • コメント: 清掃員が入力したコメント
   • アップロード画像: 清掃員が登録した写真。クリックすると新しいタブで大きく表示されます
   • 清掃員がコメントも画像も登録していないステップには「このステップのデータはありません」と表示されます。

     

3. 清掃リクエストに追加リクエストがある場合は、ステップの最後に「追加リクエスト」が並び、追加リクエストへの報告を確認できます。

レポートを承認する

1. 画面下の「承認する」をクリックします。

   

2. 「このレポートを承認しますか？」と確認が出るので、進めます。
3. 「レポートを承認しました」と表示され、2秒後に清掃カレンダーに戻ります。

承認すると、次のようになります。

• 清掃リクエストのステータスが「承認済」になります。
• その清掃の報酬が自動で作られ、「報酬支払い履歴」に表示されます（清掃員への報酬を確認・管理する）。報酬額は、承認した時点の清掃メニューの設定で決まります。

レポートを却下する

1. 画面下の「却下する」をクリックします。「却下理由を入力」が開きます。

   

2. 「却下理由」欄必須に、清掃員に直してほしい点を入力します。入力が空のあいだは「却下する」を押せません。空白だけを入力して押すと「却下理由を入力してください」と表示されます。

   

3. 「却下する」をクリックします。やめるときは「キャンセル」をクリックします。
4. 「レポートを却下しました」と表示され、2秒後に清掃カレンダーに戻ります。

却下すると、次のようになります。

• 清掃リクエストのステータスが「問題あり」になります。
• 却下理由はメールでは届きません。清掃員が清掃員ポータルでレポートを開くと、「却下理由」として表示されます。必要に応じて、清掃員に却下したことを別途お伝えください。
• 清掃員はレポートを直して再提出できます。再提出されると、清掃リクエストは再び「レポート確認中」になり、「【Spekan】清掃レポートが提出されました」のメールも改めて届きます。

却下したレポートを管理画面で開くと、画面の上に「却下理由」として入力した内容が表示されます。却下理由が表示されるのは、清掃員が再提出するまでです。記録として残すときは、却下理由を別の場所に控えておいてください。

ボタンが表示されないとき・操作できないとき

• 「承認する」「却下する」は、レポートが提出済みで確認を待っている（清掃リクエストが「レポート確認中」の）ときだけ表示されます。すでに承認済み・却下済みのレポートは、内容の確認だけできます。
• レポートを開けないとき（リンクの誤りや、閲覧の権限が無いときなど）は、エラーのメッセージが表示され、3秒後に清掃カレンダーに戻ります。
• 画面を開いたあとに、ほかのユーザーが承認・却下した場合などは、「このレポートは承認・却下できる状態ではありません。画面を再読み込みしてください」と表示されます。画面を再読み込みして、最新の状態を確認してください。

レポートの状態と清掃リクエストのステータス

清掃員ポータルでは、レポートは「下書き」「提出済み」「承認済み」「否認」の状態で表示されます。管理画面の清掃カレンダーでは、清掃リクエストのステータスで表示されます。

清掃員ポータルのレポート	管理画面の清掃リクエスト
下書き	割当済
提出済み	レポート確認中
承認済み	承認済
否認	問題あり

レポート確認が不要なメニューの場合

清掃メニューの「レポート確認を必須にする」がオフの場合、清掃員がレポートを提出した時点で自動で承認されます。清掃リクエストはそのまま「承認済」になり、報酬も作られます。この場合も提出のメールは届き、本文に「レポートは自動承認されました。」と書かれています。設定は 清掃メニューを作成・編集する を参照してください。

よくある質問