清掃リクエストを作成する

清掃リクエストは、いつ・どの清掃メニューで清掃するかを登録するものです。清掃カレンダーで清掃日をクリックして作成します。作成すると、清掃員がまだ決まっていない「未割当」の状態で始まります。

この記事でわかること

• 清掃リクエストを作成する手順
• 清掃可能時間の指定方法
• 作成したあと、清掃員がどう決まるか
• スペースの予約カレンダーのブロックのしくみ

操作手順

1. サイドバーの「清掃管理」›「清掃カレンダー」を開き、清掃したい日のマスをクリックします。「清掃リクエスト新規登録」の画面が開きます。
   • 清掃リクエストを作成する専用の画面やボタンはありません。カレンダーの日付をクリックするのが唯一の入口です。
   • 画面に日付の入力欄はありません。クリックした日が清掃日になります。別の日にするときは、右上の ✕ で閉じて、その日のマスをクリックし直してください。
   • 過去の日付をクリックすると「過去日付の清掃リクエストは作成できません」と表示され、画面は開きません。今日の日付は作成できます。
   • 「清掃管理」の作成の権限が無いアカウントでは「新規予約を作成する権限がありません」と表示され、画面は開きません。

     

2. 次を入力します。
   • 清掃メニュー: 必須です。「選択してください」から実施する清掃メニューを選びます。選ばないと「清掃メニューを選択してください」と表示されます。削除予約中のメニューは選べません（清掃メニューを削除する）。
   • 清掃可能時間を指定しますか？: 「指定しない(その日中であればいつでもOK)」または「指定する」を選びます。最初は「指定しない(その日中であればいつでもOK)」が選ばれています。
     • 「指定する」を選ぶと、「開始可能時刻」と「終了期限」の欄が表示されます。どちらも 10 分刻みで選びます。
     • 空欄のままだと「開始可能時刻を入力してください」「終了期限を入力してください」と表示されます。
     • 終了期限は、開始可能時刻より後の時刻にしてください。同じ時刻や前の時刻にすると「終了期限は開始可能時刻より後の時刻を指定してください」と表示されます。日付をまたぐ時間帯（例: 22時から翌2時）は指定できません。
   • 追加リクエスト（テキスト）: 任意です。特別に依頼したいことを書きます。
   • 追加リクエスト（画像）: 任意です。「画像を追加」をクリックして、依頼に関係する画像を添付します（1 枚あたり 5MB まで）。

     

3. 「登録する」をクリックします。「清掃リクエストを保存しました」と表示されれば完了です。清掃カレンダーに、清掃メニューの名前で予定が表示されます。
   • 入力が足りないあいだは「登録する」を押せません。
   • 立候補制の清掃メニューで、締切日の 9:00 を過ぎているときは「立候補の締切（◯◯）を過ぎているため、この清掃メニューでは作成・変更できません。先着順の清掃メニューをご利用ください」と表示され、作成できません（下の「作成したあとの流れ」）。

清掃可能時間を「指定しない」に戻すとき

「指定する」で時刻を入力したあとに「指定しない(その日中であればいつでもOK)」に戻すと、入力した時刻は消えます。もう一度「指定する」にしたときは、時刻を入力し直してください。

作成したあとの流れ

作成した清掃リクエストは、この施設の清掃員の清掃員ポータルのカレンダーに表示されます。作成した時点では、清掃員にメールなどの通知は届きません。

清掃員の決まり方は、選んだ清掃メニューの「候補者決定方法」で決まります。清掃リクエストの画面で方式を選ぶ欄はありません（メニューの設定は清掃メニューを作成・編集する）。

• 先着順のメニュー: 清掃員ポータルで最初に申し込んだ清掃員が、その場で担当に決まり、状態が「割当済」になります。管理者の承認はありません。担当に決まった清掃員には、メール「【Spekan】清掃リクエストが割り当てられました」が届きます。
  • 申し込みは清掃日の当日まで受け付けます。誰も申し込まないまま清掃日を過ぎると、自動で「破棄」になります。
• 立候補制のメニュー: 清掃員が立候補します。管理者は、立候補者の中から担当を確定するか、全員を却下します（立候補した清掃員を確定・全却下する）。
  • 締切日（清掃日から、メニューの「実施日の何日前まで申込受付」の日数だけ前の日）の 9:00 までに確定しなかった場合は、立候補者の中から無作為に 1 名が自動で担当に決まり、メール「【Spekan】清掃リクエストが割り当てられました」が届きます。
  • そのときに立候補者が 1 人もいなければ、清掃リクエストは「破棄」になります。
  • 清掃員の立候補は、締切日の 9:00 まで受け付けます。9:00 を過ぎると、清掃員のポータルには「受付終了」と表示され、立候補できません。締切日の 9:00 を過ぎてから、立候補制の清掃リクエストを作ることはできません（日数が 0 のメニューで、当日の清掃を 9:00 以降に作ろうとした場合など）。急ぎの清掃は、先着順の清掃メニューで作成してください。

スペースの予約カレンダーのブロック

選んだ清掃メニューで「カレンダーをブロックする」がオンになっていて、「対象スペース」が設定されている場合は、清掃リクエストを作成すると、対象スペースの予約カレンダーにブロック予約が自動で作られます。

• ブロックする時間帯: 清掃可能時間を指定した場合はその時間帯、指定しない場合は清掃日の終日です。担当の清掃員が訪問予定の時刻を登録すると、その時刻に縮まります。
• 予約カレンダーでの見え方: グレーの「ブロック」として表示されます（予約カレンダーで予定を確認する）。ブロックの時間帯には、お客様は予約できません（重複予約・ダブルブッキングを防ぐ）。
• すでに入っている予約: ブロックと重なる予約があっても、キャンセルはされません。管理者に「清掃によるブロック予約が作成されました」という通知が届くので、お客様への連絡や日程の調整を行ってください。
• 「対象スペース」が設定されていないメニューでは、「カレンダーをブロックする」がオンでもブロックは作られません。

よくある質問