清掃運用フローを設計する

約4分

Spekan では、清掃員・清掃メニュー・清掃リクエスト・報告書（清掃レポート）・報酬までを一元管理できます。このガイドでは清掃運用の全体像と、清掃メニューを作る前に決めておくポイントを整理します。

この記事でわかること

清掃運用の全体の流れ
清掃員の決め方（「先着順」と「立候補制」）の違い
「カレンダーをブロックする」で予約がどう押さえられるか
報告書の確認と報酬が決まるしくみ
清掃員・管理者に届くメール

清掃運用の全体フロー

清掃に関する画面は、サイドバーの「清掃管理」にまとまっています（「清掃カレンダー」「清掃員一覧」「清掃メニュー一覧」「報酬支払い履歴」）。

清掃員を登録する: 清掃員は、いま選んでいる施設の清掃員として登録されます。同じ会社のほかの施設の清掃員は、「他の施設から追加」でいまの施設にも追加できます（清掃員を登録・編集する）。
清掃メニューを作る: 清掃内容・所要時間・時給・清掃員の決め方などを設定します（清掃メニューを作成・編集する）。清掃の手順は、メニューごとに別の画面で設定します（清掃メニューの手順ステップを追加・編集・並び替えする）。
清掃リクエストを作る: 清掃カレンダーで日付をクリックし、「いつ・どのメニューで」清掃するかを登録します（清掃リクエストを作成する）。
清掃員が決まる: 清掃員は、清掃員用ポータルのカレンダーからリクエストに申し込みます。メニューの決め方（先着順 / 立候補制）に応じて担当が決まり、リクエストは「未割当」から「割当済」になります。
清掃が実施され、報告書が提出される: 提出されると、リクエストは「レポート確認中」になります。
報告書を承認・却下する（清掃報告書を承認・却下する）: 承認すると「承認済」、却下すると「問題あり」になり、清掃員は報告書を直して再提出できます。
報酬を管理する: 承認した報告書ごとに報酬が記録され、支払いの状態を管理できます（清掃員への報酬を確認・管理する）。

予定は清掃カレンダーでまとめて確認できます（清掃カレンダーで予定を確認する）。

清掃員の決め方（先着順 / 立候補制）

清掃員の決め方は、清掃メニューごとに設定します。同じ設定でも、画面によって呼び名が違います。

画面	項目名	選択肢の表示
清掃メニューの作成・編集	候補者決定方法	「先着順」「立候補制」
清掃メニューの一覧・詳細・検索	アサイン方法	「先着順」「立候補」

先着順

清掃員がポータルで申し込んだ瞬間に、その清掃員が担当に決まり、リクエストは「割当済」になります。管理者の承認はありません。
申し込みは清掃日の当日まで受け付けます。誰も申し込まないまま清掃日を過ぎたリクエストは、自動で「破棄」になります（通知は届きません）。清掃カレンダーで「未割当」のリクエストが残っていないか、こまめに確認してください。

立候補制

清掃員がポータルで申し込むと「立候補」として記録され、リクエストは「未割当」のままです。
管理者が立候補者の中から 1 人を確定するか、全員を却下します（立候補した清掃員を確定・全却下する）。
締切日の 9:00 の時点で自動で決まります。 締切日は「清掃日の◯日前」で、日数はメニューの「実施日の何日前まで申込受付」で決めます（初期値は 0 ＝清掃日の当日）。締切日の 9:00 の時点でまだ「未割当」のときは、次のように処理されます。
- 立候補者がいる: 立候補者の中から無作為に 1 人が担当に決まり、残りの立候補者は却下されます。
- 立候補者が 0 人: リクエストは「破棄」になります。
自分で選びたいときは、締切日の 9:00 より前に確定してください。
清掃員の立候補は、締切日の 9:00 まで受け付けます。9:00 を過ぎると、清掃員のポータルには「受付終了」と表示されます。
締切日の 9:00 を過ぎてから、立候補制の清掃リクエストを作ることはできません（日数が 0 のメニューで、当日の清掃を 9:00 以降に作ろうとした場合など）。急ぎの清掃は先着順のメニューで作成してください。

どちらを選ぶか

こんなとき	おすすめ
とにかく早く担当を決めたい。清掃員の誰が来てもよい	先着順
清掃員を見比べて選びたい。締切まで待てる	立候補制

どちらの方式でも、特定の清掃員を指名してリクエストを作ることはできません。未割当のリクエストは、その施設に所属しているすべての清掃員のポータルのカレンダーに表示されます。

カレンダーをブロックする

清掃メニューの「カレンダーをブロックする」をオンにすると、清掃リクエストを作ったときに、メニューの「対象スペース」の予約枠が「ブロック」で押さえられ、その時間帯にはお客様が予約できなくなります。ブロックは予約カレンダーに表示されます（予約カレンダーで予定を確認する）。ブロックの時間帯に予約が入らないしくみは重複予約・ダブルブッキングを防ぐを参照してください。

条件: メニューで「対象スペース」を 1 つ以上選んでいること。対象スペースが無いと、オンにしてもブロックされません。
押さえる時間帯: リクエストで時間を指定しなければ、その日の終日です。時間を指定したときは「開始可能時刻」〜「終了期限」です。清掃員が訪問時刻を登録すると、ブロックはその訪問時刻の範囲に縮みます。
ブロックが作り直されるとき: リクエストを編集して保存すると、その時点のメニューの設定でブロックが作り直されます。メニューの設定を変えただけでは、作成済みのリクエストのブロックは変わりません。
ブロックが外れるとき: リクエストが「破棄」になったとき、またはリクエストを削除したとき。
すでに入っている予約: ブロックと時間が重なる既存の予約は、キャンセルされません。代わりに管理者へ「【施設名】清掃によるブロック予約が作成されました」という通知が届くので、お客様と調整してください。

報告書の確認と報酬

清掃メニューの「レポート確認を必須にする」がオンなら、提出された報告書を管理者が承認・却下します（清掃報告書を承認・却下する）。
オフなら、報告書は提出された時点で自動で承認され、そのまま報酬が記録されます。
報酬は次の式で決まります。値は、報告書を承認した時点のメニューの設定（所要時間・時給・税計算）で計算されます。
- 報酬（税別）＝所要時間（分）× 時給 ÷ 60（1円未満は四捨五入）
- 税計算が「税別」のメニューは、これに消費税を加えます。「税込」のメニューは、時給に税が含まれているものとして消費税は 0 円です。
報酬は清掃員ごと・月ごとにまとめて、支払いの状態を管理します（清掃員への報酬を確認・管理する）。

届くメール

宛先	件名	届くとき
清掃員	「【Spekan】清掃リクエストが割り当てられました」	先着順で申し込んだとき / 管理者が立候補者を確定したとき / 締切日の 9:00 の時点で自動で決まったとき
清掃員（担当の清掃員）	「【Spekan】清掃リクエストが取り消されました」	管理者が「割当済」のリクエストを「取り消す」で取りやめたとき（清掃リクエストを編集・キャンセルする）
管理者（事業者のすべての管理者。1人に1通ずつ届きます）	「【Spekan】清掃レポートが提出されました」	清掃員が報告書を提出したとき
管理者	「【施設名】清掃によるブロック予約が作成されました」	ブロックと時間が重なる既存の予約があるとき

清掃員には、このほかにパスワードの再設定のメールだけが届きます。リクエストを作成・編集・削除したときや、立候補・報告書を却下したときは、清掃員に通知は届きません。必要に応じて直接連絡してください。
取消のメールは、削除済みの清掃員には届きません。
報告書の提出メールには、管理画面の報告書を開くリンクが入っています。清掃カレンダーから開くこともできます。