キャンセル料の徴収と返金の仕組みを理解する

Spekan の返金は、スペース予約・備品予約をキャンセルしたときに自動で処理されます。この記事では、キャンセル料の決まり方と、決済の状態ごとに返金がどう処理されるかを説明します。

この記事でわかること

• 返金がいつ・どのように処理されるか
• キャンセル料を「徴収する／徴収しない」で返金額がどう変わるか
• キャンセル料の決まり方
• 決済の状態・支払い方法ごとの返金の扱い
• 「返金」と「取消」の違い

返金は予約のキャンセルと一緒に処理されます

返金だけを行う操作はありません。返金されるのは、スペース予約と備品予約をキャンセルしたときだけです。回数券購入と月額契約には、返金の仕組みはありません。

予約がキャンセルされる経路は、主に次の2つです。

経路	キャンセル料の扱い
管理画面から施設がキャンセルする	キャンセルのたびに「徴収する」「徴収しない」を選びます。選択肢が出ないときは、画面に理由が表示されます（下の「操作手順」）
お客様がマイページからキャンセルする	キャンセルポリシーの「キャンセル料金の徴収」がオンなら徴収し、オフなら全額返金します

• お客様がマイページからキャンセルできるのは、キャンセルポリシーの「キャンセル可能時間」までです。管理画面からのキャンセルには期限がありません。
• 会員ランクを削除したことで、そのランク向けのメニューの予約が自動でキャンセルされたときは、キャンセル料はかからず全額返金されます。

操作手順

管理画面から予約をキャンセルする手順です。

1. サイドバー「予約管理」›「スペース予約」（備品だけの予約は「備品予約」）を開き、キャンセルしたい予約をクリックして詳細を開きます。 ※ 「キャンセル」ボタンは、予約を削除する権限があるアカウントにだけ表示されます。
2. 「キャンセル」ボタンをクリックします。「予約をキャンセルしますか？」「キャンセル料金の徴収について選択してください。」と表示されます。

   

3. 次のどちらかを選びます。
   • キャンセル料金を徴収する（キャンセルポリシーに基づいてキャンセル料金を徴収します）
   • キャンセル料金を徴収しない（全額返金します。支払い前の場合は請求を取り消します）
4. 「キャンセル実行」をクリックします。「キャンセル処理が完了しました。」と表示されれば完了です。やめるときは「戻る」をクリックします。

   

キャンセル料を徴収できない予約では、手順 3 の選択肢が表示されず、次の案内が出ます。そのまま「キャンセル実行」をクリックします。

案内	確かめること
キャンセルポリシーで「キャンセル料金の徴収」がオフのため、キャンセル料はかかりません。	キャンセル料を徴収したいときは、キャンセルポリシーの「キャンセル料金の徴収」をオンにしてからキャンセルします（キャンセルポリシーを設定する）
支払いが完了していないため、キャンセル料は徴収されません。	「売上管理」で、その予約の決済の状態を確かめます（個別決済のステータスを調べる）

詳しい手順は 予約をキャンセルする（キャンセル料の扱い含む） を参照してください。

• 回数券を使った予約では、「この予約は回数券を使用しています。キャンセル料金は発生せず、回数券の利用回数が復元されます。」と表示され、キャンセル料の選択肢は出ません。
• クーポンを使った予約では、クーポンの残り回数が戻ります。
• ブロック枠はキャンセルではなく削除になり、キャンセル料の選択肢は表示されません。

キャンセル料の決まり方

キャンセルポリシーは、施設を追加したときに自動で作られています。「キャンセル料金の徴収」の初期値はオフです。設定は キャンセルポリシーを設定する を参照してください。

キャンセル料は、キャンセルポリシーの「キャンセル料金」の期間ごとの割合をもとに、売上金額 × 割合で自動計算されます。

• 予約までの日数: 利用開始までの時間を24時間単位で数え、端数は切り捨てます。たとえば利用開始の30時間前なら「1日前」、20時間前なら「0日前」として扱います。
• 「キャンセル料金の徴収」スイッチがオフの施設では、管理画面からのキャンセルでもキャンセル料はかかりません（お客様のキャンセルと同じです）。

次の予約には、キャンセル料はかかりません。

• キャンセルポリシーの「キャンセル料金の徴収」がオフの施設の予約
• 予約までの日数にあてはまる期間の行が、キャンセル料金の設定に無い予約
• 管理画面から「課金しない」で登録した予約
• 回数券を使った予約

利用開始の時刻を過ぎた予約は、管理画面のキャンセルの対象外です。予約と料金はそのまま残ります。

決済の状態ごとの返金処理

キャンセルの記録は、お金を受け取っていたかどうかで 2 種類に分かれます。

• 返金: 受け取ったお金をお客様に返したもの。「売上詳細」の「返金額」に記録され、決済の状態は「返金済」になります。
• 取消: まだ受け取っていない分の請求を取り消したもの。「売上詳細」の「取消額」に記録されます。返金ではないので、「指定条件の返金総額」には入りません。

どちらも「返金・取消日」に処理した日時が入り、純売上からは差し引かれます（個別決済のステータスを調べる）。

キャンセル時の決済	キャンセル料を徴収しない	キャンセル料を徴収する
クレジットカード・「支払い完了」（課金済み）	Stripe を通じてカードに全額を返金します。「返金済」	キャンセル料を差し引いた額を返金します。「返金済」
請求書払い・「支払い完了」（入金済み）	「返金済」として記録します（返金は施設が行います）	キャンセル料を差し引いた額を「返金済」として記録します
クレジットカード・「決済枠確保済み」（まだ課金していない）	確保していたカードの利用枠を取り消します。全額が取消で「キャンセル済」	キャンセル料の分だけを課金し、残りの利用枠を取り消します。決済は「支払い完了」、残りは取消
請求書払い・「後払い」（入金前）	全額が取消で「キャンセル済」	決済は「後払い」のまま残り、キャンセル料を差し引いた残りが取消になります。キャンセル料の入金を確かめたら「入金確認」します
「仮支払い」「支払い失敗」	全額が取消で「キャンセル済」	選択肢は表示されません。左と同じです
0円の決済	「キャンセル済」	同じ

• カードへの返金は、カードの明細に反映されるまで数日かかる場合があります。
• 「キャンセル済」の決済は、請求管理には表示されません。

請求書払いの決済は、施設が手作業で対応してください。 入金済み（「支払い完了」）の請求書払いの予約をキャンセルしたときは、返金額を施設からお客様へ返金します。入金前（「後払い」）でキャンセル料を徴収したときは、お客様へキャンセル料だけを請求し、入金を確かめたら「入金確認」します（請求書払いの入金を手動確認する）。

カードへの返金や利用枠の取り消しができなかったときは、エラーが表示され、予約はキャンセル前の状態のまま残ります。時間をおいて、もう一度キャンセルしてください。

よくある質問