退去の精算をする（保証金）

月額メニューで保証金をお預かりしている契約は、退去のときに契約の詳細の「保証金の精算」で、保証金から差し引く費用（修繕・清掃など）を差し引いた返金額、または追加で徴収する金額を出します。内容をお客様に送り、お客様がマイページで同意したら、施設が口座振込などで返金・徴収を行い、管理画面で「返金済み」「徴収済み」を記録します。Spekan から返金や課金は行いません。

この記事でわかること

• 退去の精算を作って、お客様に送る手順
• お客様の同意・異議を受けたあとの対応
• 返金済み・徴収済みの記録のしかた

前提

• 月額メニューの料金設定で保証金を設定し、最初の契約の決済で保証金をお預かりしていること（月額メニューの料金詳細を設定する）。請求書払いの場合は、入金を確認して支払い完了にしてからお預かりになります
• 契約が「解約予定」か「解約済み」であること（月額契約の解約予定日を設定する）
• 契約の更新の権限があるアカウントであること（閲覧の権限だけのアカウントは内容を見るだけです）

操作手順

精算を作ってお客様に送る

1. サイドバーの「売上・契約管理」›「契約管理」を開き、「月額契約」タブで対象の契約の行の右端にある一覧のアイコンのボタンをクリックします。「月額契約詳細」の画面が開きます。 画面の左のメニューで「保証金の精算」をクリックし、「保証金の精算を行う」をクリックします。 ※ 「保証金の精算」は、保証金をお預かりした契約にだけ表示されます。

   

2. 「保証金から差し引く費用」に、項目と金額（税込）を入力します。行は緑の「＋」で足し、赤の「−」で消せます。差し引く費用が無いときは行をすべて消して保存できます。表示されている行は、項目と金額の両方が必須です。 入力中に、右下へ「お預かりしている保証金」「差し引く費用の合計」と、「返金する額」または「追加で徴収する金額」が表示されます。

   

3. 必要に応じて「お客様への説明」と「スタッフ用メモ」を入力し、「保存する」をクリックします。精算は下書きで保存されます。スタッフ用メモはお客様には表示されません。
4. 内容を確かめて「お客様に送る」をクリックします。状態が「お客様確認待ち」になり、お客様に精算のお知らせのメールが届きます。

   

同意のあとに返金済み・徴収済みを記録する

1. お客様がマイページで内容に同意すると、状態が「同意済み」になり、スタッフに通知が届きます。
2. 口座振込などで返金（または追加の徴収）を行います。
3. 契約の詳細の左のメニューで「保証金の精算」をクリックし、返金・徴収をした日を入れて「返金済みにする」（または「徴収済みにする」）をクリックします。
4. 日付と金額の確認が表示されます。記録した後は直せないので、内容を確かめてからもう一度「返金済みにする」（または「徴収済みにする」）をクリックします。

状態と、できること

状態	意味	できること
下書き	まだお客様に送っていません	金額を修正する・お客様に送る・下書きを削除する
お客様確認待ち	お客様に送り、同意を待っています	金額を修正する（修正すると下書きに戻るので、もう一度「お客様に送る」を押します）
異議あり	お客様から内容への異議が届きました	金額を修正する・お客様に送る（送り直す）
同意済み	お客様が内容に同意しました	返金済み・徴収済みを記録する
返金済み／徴収済み	返金・徴収が済み、精算が終わりました	内容を見る
精算済み	保証金と差し引く費用が同じ額で、同意により精算が終わりました	内容を見る

• お客様の同意のあとは、内容を直せません。
• 保証金と差し引く費用が同じ額（差し引きなし）のときは、お客様が同意した時点で「精算済み」になります。

お客様の画面

• お客様のマイページには、確認が必要な精算があるあいだ、どの画面でも上部に案内が表示されます。お客様は、その案内・メールのリンク・マイページの左のメニューの「保証金精算」（精算が 1 件以上あるお客様にだけ表示されます）から、精算の内訳（お預かりしている保証金・差し引く費用の項目と金額・ご返金または追加のお支払いの額・施設からの説明）を確認します。
• お客様は「内容に同意する」を押すか、「内容に異議がある」から異議の内容を書いて送ります。異議が届くと状態が「異議あり」になり、スタッフに通知が届きます。内容を見直し、直してから「お客様に送る」で送り直してください。
• 契約が解約済みになっていても、お客様はマイページから精算を確認できます。下書きはお客様には表示されません。
• 施設がお客様確認待ちの精算を直したあとは、お客様が直す前の画面から同意しようとすると、最新の内容を確かめるよう案内が表示されます。

よくある質問